Ενότητα 4: Κουτιά ιδεών

Τύποι εργαλείων

Κατάρτιση.

Εσωτερική επικοινωνία

Μεθοδολογία

Ευαισθητοποίηση

Συμβουλές & Στρατηγικές

Παροχή εκπαιδευτικού υλικού και διεξαγωγή εκπαιδευτικών σεμιναρίων για τους εργαζόμενους σε όλα τα οργανωτικά επίπεδα.

Διεξαγωγή εργαστηρίων ή διαδικτυακών σεμιναρίων, ενσωματώνοντας μελέτες περιπτώσεων και παραδείγματα από τον πραγματικό κόσμο για να καταδείξουν τη σημασία της ενσωμάτωσης αυτών των αρχών.

Ενθαρρύνετε τους εργαζόμενους να συμμετέχουν ενεργά, θέτοντας ερωτήσεις, μοιράζοντας τις εμπειρίες τους και συμμετέχοντας στη διαδικασία μάθησης.

Χρησιμοποιήστε πλατφόρμες εσωτερικής επικοινωνίας, όπως ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πύλες intranet ή ψηφιακές οθόνες για την τακτική διάδοση πληροφοριών και ενημερώσεων σχετικά με τον καθολικό σχεδιασμό υπηρεσιών.

Παρουσιάστε ιστορίες επιτυχίας, υποδειγματικές πρακτικές και πρωτοβουλίες ευθυγραμμισμένες με τις αρχές της συμμετοχικότητας.

Προβολή εργαζομένων ή ομάδων που διαδραμάτισαν καθοριστικό ρόλο στην εφαρμογή των αρχών του σχεδιασμού καθολικής υπηρεσίας.

Προώθηση ενός περιβάλλοντος που ευνοεί την ανατροφοδότηση και παροχή τρόπων στους υπαλλήλους να εκφράζουν τις ιδέες, τις προτάσεις και τις εμπειρίες τους σχετικά με την προσβασιμότητα και τη συμμετοχικότητα.

Λίστα ελέγχου

Εξασφάλιση της οργανωτικής κατανόησης του σχεδιασμού καθολικών υπηρεσιών.

Αποκατάσταση σαφούς κατανόησης του τρόπου εφαρμογής των αρχών του σχεδιασμού καθολικών υπηρεσιών σε δραστηριότητες εντός κοινωνικοοικονομικά μη προνομιούχων γειτονιών.

Τύποι εργαλείων

Πλάνο δράσης με δείκτες απόδοσης.

Μεθοδολογία

Πλαίσιο Balanced Scorecard.

Συμβουλές & Στρατηγικές

Αντλώντας από τα αποτελέσματα του πρωτοτύπου και των δοκιμών που διενεργήθηκαν στην Ενότητα 1, Θέμα 2, καταρτίστε ένα σχέδιο εφαρμογής χρησιμοποιώντας το πλαίσιο Balanced Scorecard. Η μέθοδος αυτή προσφέρει μια συστηματική προσέγγιση για τον καθορισμό των δείκτων απόδοσης και την ευθυγράμμισή τους με τους γενικούς στόχους της εφαρμογής του σχεδιασμού καθολικής υπηρεσίας.

Προσδιορίστε συγκεκριμένους δείκτες απόδοσης για τη μέτρηση της προόδου και της αποτελεσματικότητας της εφαρμογής του σχεδιασμού καθολικών υπηρεσιών. Οι εν λόγω δείκτες απόδοσης θα πρέπει να είναι μετρήσιμοι, συναφείς και σύμφωνοι με τους καθορισμένους στόχους.

Καθορίστε ρεαλιστικούς και εφικτούς στόχους για κάθε δείκτη απόδοσης. Οι στόχοι αυτοί πρέπει να είναι ακριβείς και χρονικά προσδιορισμένοι, παρέχοντας σαφή πορεία και μετρήσιμα ορόσημα. Εξετάστε το ενδεχόμενο αξιοποίησης δεδομένων βάσης, βιομηχανικών προτύπων ή βέλτιστων πρακτικών για τον καθορισμό κατάλληλων στόχων για κάθε δείκτη απόδοσης.

Κατασκευάστε σχέδια δράσης που περιγράφουν ακριβείς στρατηγικές, δραστηριότητες και πρωτοβουλίες που αποσκοπούν στην υλοποίηση των καθορισμένων σκοπών και στόχων.

Εμπλέξτε εκπροσώπους της κοινότητας στη διαδικασία σχεδιασμού για να διασφαλίσετε την ευθυγράμμιση με τις τοπικές ανάγκες και προτεραιότητες.

Λίστα ελέγχου

Διασφαλίστε ότι το σχέδιο δράσης είναι συνοπτικό, με διαφανείς και μετρήσιμους δείκτες απόδοσης, στόχους και δραστηριότητες.

Το σχέδιο περιλαμβάνει τοπικούς εταίρους και εκπροσώπους της κοινότητας.

Τύποι εργαλείων

Συμφωνίες εταιρικής σχέσης.

Κοινά προγράμματα.

Μεθοδολογία

Συνεργατική προσέγγιση.

Συμβουλές & Στρατηγικές

Συνεργαστείτε με τοπικές οργανώσεις. Αξιοποιήστε την τεχνογνωσία, τους πόρους και τα δίκτυά τους για να ενισχύσετε τον αντίκτυπο και την εμβέλεια των υπηρεσιών.

Καθιέρωση επίσημων συμφωνιών εταιρικής σχέσης ή μνημονίων κατανόησης με τους τοπικούς εταίρους. Αυτές οι συμφωνίες περιγράφουν τους ρόλους, τις ευθύνες, τις προσδοκίες και τις δεσμεύσεις κάθε εταίρου. Αποσαφηνίζουν τους στόχους της συνεργασίας, τους πόρους και την υποστήριξη που πρέπει να παρέχει κάθε εταίρος και τα αμοιβαία οφέλη που προκύπτουν από τη συνεργασία.

Ανάπτυξη κοινών προγραμμάτων ή υπηρεσιών με τοπικούς εταίρους για την αντιμετώπιση των κοινοτικών αναγκών.

Λίστα ελέγχου

Είναι σαφές ποια είναι η προστιθέμενη αξία που προσφέρει κάθε εταίρος στη συνεργατική προσπάθεια;

Υπάρχουν πρόσθετοι εταίροι ή τεχνογνωσία που απαιτούνται για την επιτυχία;

Τύποι εργαλείων

Έρευνες. 

Συνεδριάσεις.

Μεθοδολογία

Ποσοτικές και ποιοτικές μέθοδοι.

Συμβουλές & Στρατηγικές

Αξιολογείτε τακτικά την αποτελεσματικότητα της συνεργασίας, συλλέγετε δεδομένα σχετικά με τα αποτελέσματα και την ικανοποίηση της κοινότητας και χρησιμοποιείτε τις πληροφορίες αυτές για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων και βελτιώσεων.

Τακτική αξιολόγηση των κοινών δράσεων και των κοινών προγραμμάτων και ανάλογη βελτίωση.

Ανατρέξτε τακτικά στο σχέδιό σας και στους δείκτες απόδοσης .

Συνεργαστείτε με τοπικές οργανώσεις. Αξιοποιήστε την τεχνογνωσία, τους πόρους και τα δίκτυά τους για να ενισχύσετε τον αντίκτυπο και την εμβέλεια των υπηρεσιών.

Καθιέρωση επίσημων συμφωνιών εταιρικής σχέσης ή μνημονίων κατανόησης με τους τοπικούς εταίρους. Αυτές οι συμφωνίες περιγράφουν τους ρόλους, τις ευθύνες, τις προσδοκίες και τις δεσμεύσεις κάθε εταίρου. Αποσαφηνίζουν τους στόχους της συνεργασίας, τους πόρους και την υποστήριξη που πρέπει να παρέχει κάθε εταίρος και τα αμοιβαία οφέλη που προκύπτουν από τη συνεργασία.

Ανάπτυξη κοινών προγραμμάτων ή υπηρεσιών με τοπικούς εταίρους για την αντιμετώπιση των κοινοτικών αναγκών.

Λίστα ελέγχου

Είναι οι παρεχόμενες υπηρεσίες σύμφωνες με τις αρχές του καθολικού σχεδιασμού;

Ποια είναι η ανατροφοδότηση από τα μέλη της κοινότητας;

Ποια είναι η ανατροφοδότηση από τους τοπικούς εταίρους;

Λαμβάνεται υπόψη η ανατροφοδότηση κατά τη βελτίωση των υπηρεσιών

Τύποι εργαλείων

Σχεδιαστική σκέψη. 

Design sprints.

Μεθοδολογία

Συνεργατική προσέγγιση.

Συμβουλές & Στρατηγικές

Συμμετοχή τοπικών εταίρων και μελών της κοινότητας για τη δημιουργία καινοτόμων ιδεών και λύσεων για το σχεδιασμό καθολικών υπηρεσιών στην περιοχή σας. 

Ο καταιγισμός ιδεών, τα εργαστήρια και τα στρογγυλά τραπέζια είναι παραδοσιακές μέθοδοι για τη συλλογή νέων ιδεών. 

Η σχεδιαστική σκέψη είναι μια προσέγγιση με επίκεντρο τον χρήστη που προάγει τη δημιουργική επίλυση προβλημάτων και την καινοτομία. Περιλαμβάνει την ενσυναίσθηση με τους χρήστες, τον καθορισμό του προβλήματος, τη δημιουργία ιδεών, την κατασκευή πρωτοτύπων και τη δοκιμή λύσεων. Μέσω τεχνικών όπως η χαρτογράφηση του νου και η ταχεία δημιουργία πρωτοτύπων (prototypes) , η σχεδιαστική σκέψη επιτρέπει στους σχεδιαστές να διερευνούν καινοτόμες λύσεις που αντιμετωπίζουν αποτελεσματικά τις ανάγκες των χρηστών.

Τα design sprints είναι χρονικά περιορισμένες, εστιασμένες ασκήσεις σχεδιασμού που συνοψίζουν τη διαδικασία σχεδιασμού σε σύντομο χρονικό διάστημα. Συνήθως συνεπάγονται έντονη συνεργασία, ταχεία δημιουργία πρωτοτύπων και ανατροφοδότηση από τους χρήστες. Τα design sprints επιταχύνουν τη διαδικασία καινοτομίας, επιτρέποντας στους σχεδιαστές να επαναλαμβάνουν, να δοκιμάζουν και να βελτιώνουν γρήγορα τις ιδέες τους.

Επιλογή μεθόδων και βημάτων προσαρμοσμένων σε συγκεκριμένες υπηρεσίες και στις ανάγκες των μελών της κοινότητας

Λίστα ελέγχου

Γιατί είναι απαραίτητη η εισαγωγή καινοτομίας στην υπηρεσία σας; Ποια είναι η αξία που προσθέτει στους τελικούς χρήστες;

Έχετε επιλέξει την κατάλληλη μέθοδο για τη συλλογή εισροών;

Έχετε καταρτίσει σχέδιο για την αξιολόγηση του αντίκτυπου της καινοτομίας στην υπηρεσία σας;

Τύποι εργαλείων

Συνεντεύξεις.

Δοκιμές χρηστικότητας.

Μεθοδολογία

 Ποιοτική προσέγγιση.

Συμβουλές & Στρατηγικές

Εφαρμογή τεχνικών έρευνας χρηστών, συμπεριλαμβανομένων συνεντεύξεων, παρατηρήσεων και δοκιμών ευχρηστίας, για την απόκτηση γνώσεων σχετικά με τις ανάγκες, τις συμπεριφορές και τις προτιμήσεις των χρηστών. Η κατανόηση του κοινού-στόχου επιτρέπει στους σχεδιαστές να διακρίνουν ανεκπλήρωτες ανάγκες και να ανακαλύπτουν καινοτόμες ευκαιρίες. Αυτές οι ερευνητικές μέθοδοι παρέχουν πολύτιμη ανατροφοδότηση για την καθοδήγηση της διαδικασίας σχεδιασμού και τη δημιουργία καινοτόμων λύσεων.

Λίστα ελέγχου

Ποια είναι η ομάδα-στόχος για τη συλλογή ανατροφοδότησης; 

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος συλλογής ανατροφοδότησης; 

Πώς να αξιοποιηθεί η ανατροφοδότηση;

Τύποι εργαλείων

Εργαλεία εσωτερικής ανταλλαγής πληροφοριών.

‍

Μεθοδολογία

Εσωτερική επικοινωνία.

Συμβουλές & Στρατηγικές

Πλατφόρμες όπως το Microsoft Teams, το Slack ή το Google Workspace προσφέρουν κανάλια και περιβάλλοντα για τις ομάδες να συνεργάζονται, να επικοινωνούν και να ανταλλάσσουν πληροφορίες σχετικά με το έργο. Αυτές οι πλατφόρμες διευκολύνουν την άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων, την κοινή χρήση αρχείων, τις τηλεδιασκέψεις και τη διαχείριση εργασιών, επιτρέποντας στα μέλη της ομάδας να συνεργάζονται αποτελεσματικά στις προσπάθειες σχεδιασμού υπηρεσιών.

Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι για την ανταλλαγή πληροφοριών. Ένα ενδοδίκτυο χρησιμεύει ως εσωτερικός ιστότοπος ή πύλη που λειτουργεί ως κεντρικός κόμβος για τη διάδοση πληροφοριών, πόρων και ενημερώσεων.

Τα εσωτερικά ενημερωτικά δελτία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη διανομή ενημερώσεων, ιστοριών επιτυχίας, βέλτιστων πρακτικών και επερχόμενων εκδηλώσεων που αφορούν το σχεδιασμό υπηρεσιών.

Οι εικονικές συναντήσεις και τα διαδικτυακά σεμινάρια παρέχουν επικοινωνία και συνεργασία σε πραγματικό χρόνο, ιδίως για απομακρυσμένες ή γεωγραφικά διασκορπισμένες ομάδες. Πλατφόρμες όπως το Zoom, το Microsoft Teams ή το WebEx μπορούν να αξιοποιηθούν για τη διεξαγωγή ομαδικών συναντήσεων, εργαστηρίων ή εκπαιδευτικών συνεδριών σχετικών με πρωτοβουλίες σχεδιασμού υπηρεσιών.

Λίστα ελέγχου

Οι πλατφόρμες συνεργασίας για εσωτερική χρήση καθιερώνονται και χρησιμοποιούνται από ομάδες που συμμετέχουν σε έργα καθολικού σχεδιασμού υπηρεσιών.

Εργαλεία για την εσωτερική ανταλλαγή πληροφοριών προσδιορίζονται και εξοικειώνονται μεταξύ των ομάδων που εμπλέκονται σε έργα καθολικού σχεδιασμού.

Ενημέρωση σχετικά με την πρόοδο μοιράζεται και οι ομάδες έχουν την ευκαιρία για ανατροφοδότηση/σχόλια.

Τύποι εργαλείων

Social media

E-mails

‍

Μεθοδολογία

External communication 

Συμβουλές & Στρατηγικές

Leveraging social media platforms such as Facebook, Twitter, LinkedIn, or Instagram allows organizations to reach a broader audience and engage with stakeholders in real-time. These platforms can be used to share updates, project highlights, relevant articles or blog posts, event announcements, and to foster conversations around service design and related topics.

Utilizing targeted email campaigns allows organizations to communicate updates, newsletters, and relevant information about their service design initiatives to subscribers who have expressed interest. It enables direct communication with a specific audience and provides an opportunity to nurture relationships and engage stakeholders.

Other means for external communication are organisation website and online and offline events.

Λίστα ελέγχου

What are the best channels to communicate your initiatives? 

What are the channels mostly used by community members? 

Are there possibilities for two-way communication at existing channels?

Τύποι εργαλείων

Ανάπτυξη ικανοτήτων.

Συνεργασία.

‍

Μεθοδολογία

Συνεργατική προσέγγιση

Συμβουλές & Στρατηγικές

Δημιουργία εταιρικών σχέσεων με τοπικούς φορείς, κοινοτικές ομάδες και συναφείς ενδιαφερόμενους φορείς για την αξιοποίηση της εμπειρογνωμοσύνης, των πόρων και των δικτύων τους. Μέσω των συνεργατικών προσπαθειών, οι προσπάθειες βιωσιμότητας μπορούν να ενισχυθούν μέσω συντονισμένου σχεδιασμού, συγκέντρωσης πόρων και συλλογικής επιρροής.

Επενδύστε σε προσπάθειες ανάπτυξης ικανοτήτων για να εξοπλίσετε τα μέλη της κοινότητας, τις οργανώσεις και τους παρόχους υπηρεσιών με τις απαραίτητες γνώσεις και δεξιότητες για τη διατήρηση των πρωτοβουλιών καθολικού σχεδιασμού υπηρεσιών. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει προγράμματα κατάρτισης, εργαστήρια ή πλατφόρμες ανταλλαγής γνώσεων με στόχο την ενίσχυση της ικανότητας των ατόμων να διατηρούν και να ενισχύουν τις υπηρεσίες χωρίς αποκλεισμούς με την πάροδο του χρόνου.

Σχεδιάστε στρατηγικές σχεδιασμού καθολικών υπηρεσιών με γνώμονα την προσαρμοστικότητα και την επεκτασιμότητα. Εξετάστε τη δυνατότητα επέκτασης, αναπαραγωγής ή ευρύτερης εφαρμογής των υπηρεσιών χωρίς αποκλεισμούς για την εξυπηρέτηση επιπλέον ατόμων και κοινοτήτων. Ενσωματώστε ευελιξία στο σχεδιασμό για την προσαρμογή στις εξελισσόμενες ανάγκες.

Λίστα ελέγχου

Είναι η υπηρεσία σας προσαρμόσιμη στις εξελισσόμενες ανάγκες;

Έχουν δημιουργηθεί συμπράξεις με τοπικούς εταίρους;

Ποιες πρωτοβουλίες ανάπτυξης ικανοτήτων εφαρμόζονται για τις εσωτερικές ομάδες και τους τοπικούς εταίρους;