Ενότητα 2: Εμπλοκή εξωτερικών ενδιαφερόμενων μερών

Εμπλοκή εξωτερικών ενδιαφερόμενων μερών

Ο μαθησιακός στόχος αυτού του κεφαλαίου είναι η αναγνώριση της σημασίας των ενδιαφερομένων μερών όσον αφορά τις κοινότητες που συμμετέχουν στο πρόγραμμα Communities 3.0. Επιπλέον, το κεφάλαιο αυτό διερευνά επίσης πώς οι συμμετέχοντες/ουσες μπορούν να συνεργαστούν με τους δικούς τους ενδιαφερόμενους φορείς για να δημιουργήσουν νέες ή να ενισχύσουν τις ήδη υπάρχουσες συμπράξεις και συνεργασίες.

Με την ολοκλήρωση αυτής της ενότητας, οι συμμετέχοντες/ουσες θα είναι σε θέση:

a) Να ορίζουν την έννοια του ενδιαφερόμενου μέρους, να αντιλαμβάνονται το ρόλο τους στην κοινότητα και να αναγνωρίζουν τη σημασία της εμπλοκής των ενδιαφερόμενων μερών.

b) Να δημιουργούν συμπράξεις, κοινοπραξίες ή ενώσεις.

c) Να σχεδιάζουν μια στρατηγική για την εμπλοκή των ενδιαφερόμενων μερών, μαζί με υποστηρικτικές δραστηριότητες για τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας και του αντίκτυπου της στρατηγικής.

Αυτή η ενότητα παρέχει τόσο το θεωρητικό υπόβαθρο όσο και πρακτικές δραστηριότητες και εργαλεία που οι συμμετέχοντες/ουσες θα μπορούν να εφαρμόσουν στη δική τους εργασία. Οι έννοιες που θα εξεταστούν παρακάτω περιλαμβάνουν τον ορισμό των ενδιαφερομένων μερών, την ανάλυση των ενδιαφερομένων μερών και την εμπλοκή που περιλαμβάνουν τη χαρτογράφηση και την ανάλυση των ενδιαφερομένων μερών. Στη συνέχεια, θα εξεταστούν θέματα όπως η χαρτογράφηση, εμπλοκή των ενδιαφερόμενων μερών και ο τρόπος κατηγοριοποίησης των ενδιαφερόμενων μερών σε πρωτεύοντα ενδιαφερόμενα μέρη (που ενδιαφέρονται άμεσα για τις δραστηριότητες του έργου) και δευτερεύοντα ενδιαφερόμενα μέρη (που επηρεάζονται έμμεσα).

Η ανάλυση των ενδιαφερόμενων φορέων προσδιορίζει, κατηγοριοποιεί και ιεραρχεί τους ενδιαφερόμενους φορείς από τον τομέα της εκπαίδευσης και κατάρτισης ενηλίκων, τις εθνικές, περιφερειακές και τοπικές αρχές, τις οργανώσεις της κοινωνίας των πολιτών και άλλες επαγγελματικές ενώσεις.  Στο πλαίσιο του έργου, οι παρεχόμενοι ορισμοί και οι πληροφορίες θα απευθύνονται σε άτομα που είναι διευθυντές και εκπαιδευτές σε οργανώσεις της κοινωνίας των πολιτών και παρόχους εκπαίδευσης ενηλίκων που εργάζονται για την κοινωνική ένταξη και/ή την ενεργό συμμετοχή των πολιτών και την εμπλοκή των πολιτών σε κοινωνικοοικονομικά μη προνομιούχες κοινότητες.

Οι πληροφορίες που παρέχονται είναι τόσο θεωρητικές, ώστε οι συμμετέχοντες/ουσες να μπορούν να κατανοήσουν το πλαίσιο και τη σημασία του συζητούμενου θέματος, όσο και πρακτικές, ώστε να κατανοήσουν πώς να εφαρμόσουν αυτές τις έννοιες στις κοινότητές τους και στη δουλειά τους.

Στην αρχική ενότητα, τα θέματα που καλύπτονται περιλαμβάνουν θεμελιώδεις ορισμούς που αφορούν τα εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη, ιδίως στο πλαίσιο της εκπαίδευσης ενηλίκων, των οργανώσεων της κοινωνίας των πολιτών και των αλληλεπιδράσεών τους με τις κοινότητες. Αυτοί οι ορισμοί και οι βασικές πληροφορίες παρουσιάζονται οπτικά σε infographics για την ενίσχυση της εμπλοκής. Στη συνέχεια, η ενότητα εξετάζει τη σημασία της συμμετοχής των ενδιαφερόμενων φορέων και της εμπλοκής με οργανώσεις και κοινότητες, μαζί με έναν λεπτομερή οδηγό που περιγράφει τη διαδικασία εμπλοκής των ενδιαφερόμενων φορέων. Η τελευταία ενότητα προσφέρει πληροφορίες σχετικά με την ανάλυση των ενδιαφερομένων μερών, τις στρατηγικές επικοινωνίας και τη διατήρηση της διαφάνειας με τα ενδιαφερόμενα μέρη.

Ενδιαφερόμενα μέρη: Ορισμός, τύποι και παραδείγματα

Τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι άτομα, ομάδες ή οποιαδήποτε ομάδα ατόμων.

Διαθέτουν τη δυνατότητα να επηρεάσουν ή να επηρεαστούν από τις λειτουργίες και τα αποτελέσματα της εταιρείας.

Τυπικά ενδιαφερόμενα μέρη είναι οι επενδυτές, οι εργαζόμενοι, οι πελάτες, οι προμηθευτές, οι κοινότητες, οι κυβερνήσεις και οι εμπορικές ενώσεις.

Τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να κατηγοριοποιηθούν είτε ως εσωτερικά είτε ως εξωτερικά του οργανισμού.

Είναι σημαντικό να αναγνωρίσουμε ότι οι μέτοχοι είναι μόνο ένας τύπος ενδιαφερομένων μερών που οι οργανισμοί πρέπει να αντιμετωπίσουν.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το ευρύτερο κοινό μπορεί επίσης να θεωρηθεί ως ενδιαφερόμενο μέρος.

Τι ρόλους διαδραματίζουν οι ενδιαφερόμενοι φορείς;

Τα ενδιαφερόμενα μέρη παρακολουθούν την πρόοδο των επιχειρηματικών εγχειρημάτων για να διασφαλίσουν τις επενδύσεις τους από πιθανές απώλειες.

Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει τους πόρους ενός ενδιαφερόμενου για να δημιουργήσει μια νέα εγκατάσταση σε άλλη περιοχή της πόλης.

Εναπόκειται στον ενδιαφερόμενο να επιβλέπει την πρόοδο της νέας εγκατάστασης και να ασκεί πίεση στην εταιρεία για να διασφαλίσει την πρόοδο.

Τα στελέχη των επιχειρήσεων κατανοούν τις συνέπειες της μη έγκαιρης ολοκλήρωσης του έργου ή της προβλεπόμενης στη σύμβαση, με κίνδυνο να χάσουν τη χρηματοδότησή τους.

Πώς οι ενδιαφερόμενοι φορείς συμβάλλουν στις κοινότητες:

Λήψη αποφάσεων: Η ενσωμάτωση των προοπτικών και των ανησυχιών της κοινότητας στο σχεδιασμό του έργου προάγει την καινοτομία.

Νομιμοποίηση: Η αντιμετώπιση της συμβολής των ενδιαφερόμενων μερών της κοινότητας ενισχύει την αξιοπιστία του οργανισμού.

Διαχείριση συγκρούσεων: Τα ενδιαφερόμενα μέρη διαδραματίζουν κρίσιμο ρόλο στην επίλυση των συγκρούσεων πριν αυτές κλιμακωθούν, ενεργώντας συχνά ως διαμεσολαβητές.

Ανταγωνιστικότητα: Η συμμετοχή των ενδιαφερομένων βελτιώνει την ποιότητα του προϊόντος, προσελκύοντας έτσι νέους εργαζόμενους.

Οι κοινότητες ως δίκτυο ατόμων:

Ποια είναι η σημασία της συνεργασίας;

Στο πλαίσιο των κοινωνικοοικονομικά μη προνομιούχων κοινοτήτων, η ένταξη αναδεικνύεται σε κρίσιμο παράγοντα.

Προτού προχωρήσουμε στις μεθόδους εμπλοκής των ενδιαφερομένων μερών, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τη σημασία της συνεργασίας με τα ενδιαφερόμενα μέρη.

●       Τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορεί να περιλαμβάνουν διάφορες υπηρεσίες και επίπεδα κυβέρνησης, οργανώσεις της κοινωνίας των πολιτών και του ιδιωτικού τομέα και μέλη του κοινού.

●       Τα περιθωριοποιημένα άτομα ή ομάδες δεν έχουν ουσιαστικό έλεγχο στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων και συχνά παραβλέπονται, παραποιούνται ή εκπροσωπούνται ανεπαρκώς. Παραδείγματα περιθωριοποιημένων κοινοτήτων είναι οι γυναίκες, οι αυτόχθονες πληθυσμοί και οι τοπικές κοινότητες. Οι παράγοντες που συμβάλλουν στην περιθωριοποίηση μπορεί να περιλαμβάνουν το φύλο, την εθνικότητα, την κοινωνικοοικονομική κατάσταση, τη γεωγραφική απόσταση, τους περιορισμούς προσβασιμότητας, τους πολιτικούς δεσμούς, την πολιτιστική κληρονομιά και τη θρησκεία.

Η διαδικασία εμπλοκής των ενδιαφερόμενων μερών της κοινότητας περιλαμβάνει τέσσερα βήματα :

❖    Προσδιορισμός των ενδιαφερομένων μερών

❖    Ιεράρχηση των ενδιαφερομένων μερών

❖    Προσδιορισμός συγκεκριμένων πρακτικών και τεχνικών

❖    Εμπλοκή με τις κοινότητες

Στρατηγική προσέγγιση για την εμπλοκή των ενδιαφερομένων μερών & Υποστηρικτικές δραστηριότητες

Στόχος αυτής της ενότητας είναι η χάραξη στρατηγικής για την εμπλοκή των ενδιαφερομένων μερών και τις υποστηρικτικές δραστηριότητες. Μέσω της συστηματικής χαρτογράφησης και διερεύνησης των ενδιαφερομένων μερών, συμπεριλαμβανομένων των ιδιαίτερων ενδιαφερόντων, αναγκών, διακυβευμάτων και εμποδίων τους, θα μπορέσουμε να στοχεύσουμε αποτελεσματικά τις επικοινωνίες μας για να εξασφαλίσουμε την ενεργό συμμετοχή τους στις πρωτοβουλίες, τις εκπαιδεύσεις και τα προγράμματά μας.

‍

Κατά την αρχική φάση σχεδιασμού, ο καθορισμός στόχων και η ιεράρχηση των ενδιαφερομένων μερών είναι ζωτικής σημασίας.

Η δεύτερη φάση περιλαμβάνει μια βαθύτερη κατανόηση, τονίζοντας τον επείγοντα χαρακτήρα και τα συμφέροντα που διακυβεύονται, καθώς και την επιρροή που ασκούν τα ενδιαφερόμενα μέρη.

Η εσωτερική προετοιμασία και ευθυγράμμιση είναι απαραίτητες για να διατεθεί επαρκής χρόνος και πόροι για τον εντοπισμό πιθανών τομέων συμφωνίας και κοινών συμφερόντων.

Τα επίπεδα εμπιστοσύνης και η προθυμία εμπιστοσύνης ποικίλλουν μεταξύ των ενδιαφερομένων μερών και θα πρέπει να προσαρμόζονται ανάλογα.

Κατά την πέμπτη φάση των διαβουλεύσεων, είναι επιτακτική ανάγκη να διασφαλιστεί η ισότιμη εκπροσώπηση όλων των ενδιαφερόμενων μερών. Η διαδικασία διαβούλευσης θα πρέπει να αφορά τους πρωταρχικούς οικονομικούς, κοινωνικούς και περιβαλλοντικούς κινδύνους του οργανισμού σας. Η φάση τηςανταπόκρισης και τηςυλοποίησης παρέχει καθοδήγηση σχετικά με τον τρόπο θέσπισης μέτρων για την αντιμετώπιση των εντοπισμένων ζητημάτων. Στην τελική φάση τηςπαρακολούθησης, αξιολόγησης και τεκμηρίωσης, η συλλογή προοπτικών βοηθά στην αξιολόγηση των μαθησιακών αποτελεσμάτων της διαδικασίας εμπλοκής.

‍

Τεχνικές εμπλοκής

Πληροφόρηση και επικοινωνία

‍

(Επενδύσεις)

✔     Παροχή σαφών και προσιτών πληροφοριών με γλώσσα κατάλληλη για το τοπικό πλαίσιο και τις κοινότητες.

✔     Εξηγείστε τυχόν αβεβαιότητες και όρια του έργου και να είστε ανοιχτοί στην ανατροφοδότηση.

Έντυπα & φυλλάδια, Διαφημίσεις

Περίπτερα πληροφοριών

Δελτία Τύπου,

Ενημερωτικά δελτία,

Ενημερωτικές συναντήσεις και επισκέψεις πόρτα-πόρτα,

‍

Εμπλοκή

✔     Δημιουργία φόρουμ για έκφραση απόψεων.

✔     Δημιουργήστε άτυπους χώρους όπου μπορείτε να συζητήσετε με τους ενδιαφερόμενους τις απόψεις τους σχετικά με το έργο, τις δραστηριότητές σας και τις ανησυχίες τους.

✔  Δημιουργήστε ένα δημιουργικό και άνετο περιβάλλον όπου μπορείτε να οργανώσετε μια συζήτηση για την παροχή καθοδήγησης.

Έρευνες,

Μελέτες,

Συνεντεύξεις,

Συμβουλευτική επιτροπή, διαδραστικός δικτυακός τόπος,

Δημόσιες ακροάσ

‍

Ένταξη

✔     Αναπτύξτε ρουτίνες συναντήσεων που εμπλέκουν την κοινότητα (π.χ. μηνιαίες ή τακτικές συναντήσεις) στο σχεδιασμό σας.

✔     Βεβαιωθείτε ότι το προσωπικό σας είναι εξοικειωμένο με αυτές τις ρουτίνες.

✔     Ενσωματώστε τις λύσεις/ανατροφοδότηση που προτείνουν οι ενδιαφερόμενοι φορείς σας στις αποφάσεις ή στις διαδικασίες λήψης αποφάσεων σας.

Κοινή διαχείριση έργων,

Στρατηγικές τοπικές ή περιφερειακές συμπράξεις,

Τομεακές ομάδες συζήτησης,

Κοινός καταιγισμός ιδεών,

Επίλυση συγκρούσεων,

Ομάδες εργασίας

‍

Στόχος της ανάλυσης των ενδιαφερομένων μερών είναι η καλλιέργεια μιας στρατηγικής αντίληψης της ανθρώπινης και θεσμικής δυναμικής, συμπεριλαμβανομένων των σχέσεων μεταξύ των ενδιαφερομένων μερών και των θεμάτων που θέτουν ως προτεραιότητα.

Οι πρωταρχικοί ενδιαφερόμενοι είναι εκείνοι που βιώνουν τις σημαντικότερες επιπτώσεις από τα έργα. Αυτοί μπορεί να περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, εργαζόμενους, πελάτες, διευθυντές, προμηθευτές και επιχειρηματικούς εταίρους.

Τα δευτερεύοντα ενδιαφερόμενα μέρη αποτελούνται από άτομα και ομάδες που δεν επηρεάζονται άμεσα από το έργο. Ο προσδιορισμός των δευτερευόντων ενδιαφερομένων μερών είναι συνήθως πιο δύσκολος σε σύγκριση με τους πρωταρχικούς ενδιαφερομένους. Τα δευτερεύοντα ενδιαφερόμενα μέρη συνήθως δεν επηρεάζουν την υλοποίηση του έργου, εκτός εάν εκφράζουν ενεργά τις θέσεις τους.

Παραδείγματα ενδιαφερομένων μερών και κατηγοριών.

Στόχος της ανάλυσης των ενδιαφερομένων μερών παραμένει η ανάπτυξη μιας στρατηγικής προοπτικής για το ανθρώπινο και θεσμικό τοπίο, συμπεριλαμβανομένων των αλληλεπιδράσεων μεταξύ των ενδιαφερομένων μερών και των ανησυχιών τους.

Εμπλοκή των ενδιαφερόμενων μερών μέσω της επικοινωνίας και της διαφάνειας

‍ Η αποτελεσματική εμπλοκή των ενδιαφερόμενων μερών θα πρέπει να συνεπάγεται αμοιβαία ανταλλαγή. Η ακεραιότητα και η ανταπόκριση είναι κομβικά στοιχεία που προάγουν την ανοικτή επικοινωνία και τη διαφάνεια. Η αμφίδρομη επικοινωνία συνεπάγεται την ανταλλαγή απόψεων και προοπτικών με στόχο την προώθηση της αμοιβαίας κατανόησης.

Στρατηγική προσέγγιση για την εμπλοκή των ενδιαφερομένων μερών και υποστηρικτικές δραστηριότητες

Η σημασία της υιοθέτησης μιας στρατηγικής εμπλοκής έγκειται στην ικανότητα να δημιουργείτε και να διατηρείτε θετικές σχέσεις με τα ενδιαφερόμενα μέρη και να προσεγγίζετε αποτελεσματικά το επιθυμητό κοινό σας.

Είναι σημαντικό για τις οργανώσεις που ασχολούνται με την εκπαίδευση ενηλίκων, την κοινωνία των πολιτών και άλλες προσπάθειες που είναι προσανατολισμένες στην κοινότητα, ιδίως όσες ασχολούνται με κοινωνικοοικονομικά μη προνομιούχες κοινότητες, να προσαρμόσουν τα παρεχόμενα μοντέλα και τις πληροφορίες στο δικό τους οργανωτικό πλαίσιο, καθώς και στο τοπικό και εθνικό πλαίσιο στο οποίο δραστηριοποιούνται.

‍

Συστάσεις:

Recommendation for an article https://articulous.com.au/community-stakeholder-engagement/ Community engagement versus stakeholder engagement

https://issuu.com/gsapp_digitalpublishing/docs/case_study_project_book_community_engagement_semin Practice of Community Engagement Case Study Projects

Recommendation for additional materials: https://www.youtube.com/watch?v=goy57PlHTxQ What is a stakeholder engagement and why is it important?

Stakeholder analysis - https://www.youtube.com/watch?v=gY8KxMrMNzk

OECD Due Diligence Guidance for Meaningful Stakeholder Engagement in the Extractive Sector, https://www.oecd-ilibrary.org/docserver/9789264252462-en.pdf?expires=1684486332&id=id&accname=guest&checksum=60D90F7EC180AB3D32F9B6649FD0300E

Best Practices for Community Engagement - https://www.mobilize.io/blog/best-practices-for-community-engagement/ 

Best practice community engagement techniques, Neighborhood Planning Guidance Note 12 - https://www.herefordshire.gov.uk/downloads/file/3703/guidance_note_12_best_practice_community_engagement_techniques